Le portail ARENA (désormais Esterel) de l’académie d’Aix-Marseille pose des difficultés spécifiques aux contractuels et remplaçants. Compte provisoire activé tardivement, NUMEN non communiqué, double authentification sur un terminal personnel : les points de friction diffèrent sensiblement de ceux rencontrés par les titulaires. Nous détaillons ici les étapes critiques et les solutions adaptées à ces profils.
Première connexion contractuel sur Esterel : le parcours d’activation du compte
La création du compte académique d’un contractuel ou remplaçant dépend du service gestionnaire du rectorat ou de la DSDEN. Tant que le dossier administratif n’est pas finalisé, aucun identifiant n’est généré. Ce délai peut aller de quelques jours à plusieurs semaines après la signature du contrat.
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Une fois l’identifiant reçu (en général première lettre du prénom suivie du nom), la première connexion impose un changement immédiat du mot de passe. La page dédiée « Ceci est votre première connexion ? » sur appli.ac-aix-marseille.fr guide le processus. Le mot de passe initial correspond au NUMEN en majuscules, sauf si le service gestionnaire a défini un mot de passe temporaire différent.
Les règles de complexité renforcées de l’académie d’Aix-Marseille exigent une combinaison de majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux, avec une longueur minimale stricte. Un mot de passe non conforme provoque un rejet silencieux, sans message d’erreur explicite sur certains navigateurs. Nous recommandons d’utiliser Firefox ou Chrome à jour pour cette étape.
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Renseigner le courriel de récupération dès la première connexion
La politique de sécurité académique demande la saisie d’une adresse de messagerie hors domaine académique (laposte.net, orange.fr, sfr.fr, etc.) comme courriel de récupération. Cette étape est souvent ignorée par les contractuels pressés d’accéder à leur poste. Ne pas la remplir signifie qu’en cas de perte de mot de passe, la seule option sera de contacter le service de gestion du rectorat, avec un délai de traitement incompatible avec une prise de poste imminente.
Double authentification VERDON et équipements temporaires
L’académie d’Aix-Marseille a généralisé l’OTP académique VERDON, un code à usage unique envoyé par SMS ou via une application d’authentification. Pour un titulaire en poste fixe, le paramétrage se fait une fois. Pour un remplaçant qui change d’établissement régulièrement, la situation est différente.
VERDON reste lié au numéro de téléphone enregistré dans le compte. Un changement de numéro non mis à jour bloque l’accès au portail Arena/Esterel sans recours immédiat. La mise à jour du numéro nécessite une connexion active au portail, ce qui crée un cercle vicieux quand le blocage est déjà effectif.
- Vérifier le numéro de téléphone associé à VERDON avant chaque changement d’affectation, depuis les paramètres du compte Esterel
- Conserver un accès au courriel de récupération hors domaine académique, seul canal alternatif en cas de blocage OTP
- Sur un équipement personnel ou un poste partagé en salle des professeurs, ne jamais cocher « Se souvenir de cet appareil » pour l’OTP, sous peine de compromettre la sécurité du compte
- En cas de blocage complet (mot de passe oublié et OTP inaccessible), seul le service de gestion du rectorat ou la DSDEN peut réinitialiser l’accès, sur présentation du NUMEN et de la date et commune de naissance
Récupération de mot de passe Arena sans NUMEN : les options réelles
La procédure standard de récupération sur appli.ac-aix-marseille.fr repose sur le NUMEN et des données personnelles. Les contractuels en CDD court ou les remplaçants affectés en urgence n’ont pas toujours reçu leur NUMEN au moment où ils ont besoin de se connecter.
Le lien « J’ai oublié mon identifiant » sur la page de connexion permet de retrouver l’identifiant à partir du nom, du prénom et de la date de naissance. Cette fonctionnalité ne résout pas le problème du mot de passe.
Pour le mot de passe, sans NUMEN et sans courriel de récupération, aucune procédure en libre-service ne fonctionne. La seule issue est de contacter directement le service de gestion dont dépend le contrat. L’assistance académique (accessible via assistance.ac-aix-marseille.fr) peut orienter vers le bon interlocuteur, mais ne réinitialise pas elle-même les mots de passe des contractuels.
Demander son NUMEN avant la prise de poste
Nous recommandons de réclamer le NUMEN par écrit au service gestionnaire dès réception du contrat, avant même le premier jour en établissement. Ce numéro conditionne la récupération autonome du mot de passe, l’accès à iProf et la saisie des voeux d’affectation via le mouvement intra.
Saisie des voeux d’affectation via Arena pour les non-titulaires
Les contractuels et remplaçants de l’académie d’Aix-Marseille saisissent leurs voeux d’affectation via le serveur dédié (bv.ac-aix-marseille.fr/lilmac), accessible depuis le portail Arena/Esterel. La fenêtre de saisie est limitée dans le temps, généralement deux semaines.
Six voeux géographiques sont autorisés (établissement, commune, groupement ordonné de communes, zone de remplacement, département, académie). Le dernier voeu doit obligatoirement être un voeu large (zone de remplacement ou département). En l’absence de saisie de ce voeu large, le rectorat saisit automatiquement la zone ou le département correspondant au premier voeu.
Un contractuel qui ne saisit aucun voeu se verra attribuer le département correspondant à sa résidence privée. Cette règle est appliquée systématiquement, sans notification préalable.
Accès iProf et service MVT1D depuis le portail
La saisie des voeux pour le mouvement intra départemental passe par iProf, accessible depuis le portail Arena/Esterel via la rubrique « Gestion des personnels ». Les contractuels qui n’ont pas finalisé leur première connexion ou dont le compte est bloqué par la double authentification se retrouvent dans l’impossibilité de saisir leurs voeux dans les délais.
Anticiper les problèmes de connexion au moins une semaine avant l’ouverture du serveur de voeux évite de dépendre du temps de réponse du rectorat. Un compte bloqué pendant la période de saisie ne prolonge pas le délai accordé. Le rectorat ne prévoit pas de dérogation pour motif technique lié à l’accès au portail.
